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新闻与资讯

疫情期间,企业在线招采怎么做?

疫情的到来,给不少企业带来沉重的打击,大量企业处于资源紧缺状态。基于疫情的影响,对于企业的招投标工作,国家发改委发文表示:为有效降低现场投标、开标带来的人员聚集风险,同时降低企业交易成本,各地要依托电子招投标交易平台,加快部署在线投标、开标系统。


如今疫情还在继续,大多数企业在开展招投标和采购业务时会面临以下难题:
● 对于未能按时复工的企业,员工不在岗产生办公难、协同效率低等问题,直接影响招采工作的进行。

● 对于已经复工的企业,以往线下招采的方式存在着较大的聚集风险,员工安全得不到保障,员工的顾虑和担忧也极大影响其工作的积极性和效率。


当线下招采受阻,采取远程办公,在线协作的模式无疑是企业招标采购业务顺利开展的最佳方式。那么,企业该如何开展线上招采,实现高效的远程协作呢?


为了积极响应国家政策,共同战“疫”,高亚科技在疫情期间为企业提供远程服务和业务支持,帮助企业迅速开展线上招标采购业务,保障企业正常运转,业务不中断。有了8MSaaS SPM电子招投标平台,在非常时期,采购方与供应商可以直接通过电脑及手机App线上办公,通过非接触式招采,双方实时交互,安全高效协同,足不出户完成招标采购业务。


一、招标立项与发布


在传统招采中,招标的前期工作从招标文件制作、归档、信息资料查询等环节,不仅耗费大量纸张,且效率低下。在8MSaaS SPM系统中,电子采购申请可自动生成电子招标,并且附上相应的供应商信息。8MSaaS支持公开招标、邀请招标及在线竞价多种方式来为企业引入供应商。在招标立项阶段,企业通过8MSaaS SPM电子招标平台即可在线完成进度计划制定及计划审批,有效减少接触和纸张浪费。


8MSaaS在线电子招投标平台

招标负责人可按需设置招标文档的查阅及审批规则及权限,所有招标文档及其修订都需要通过发布委员会的审批后才能发送给供应商。招标文件可通过供应商网站、电子邮件等方式传达给供应商,替代传统邮寄或亲自交付的方式,避免接触风险。


二、供应商招募和预选


通过8MSaaS电子公告功能,企业可以在其公开招标网页上向供应商发布公开招标信息,实现在线自助的供应商寻源。作为投标方,供应商可在8MSaaS招标平台在线注册申请账号,登录系统后,即可线上浏览招标信息、进行标书下载等等。轻松完成供应商名称、行业、联系人、类别、产品类型、等级、资质文件及财务等信息提交。 


8MSaaS在线供应商管理平台


作为招标方,企业在系统后台可自定义设置指标,对供应商进行入围筛选。通过规则设定对招标供应商的抽取方式、数量、资质、以及等级进行规范。还可以通过量化评分进行筛选,进行供应商资质调查和资格评审,审批后筛选出合格供应商,以确定入围供应商,从源头上做好把关。系统会根据企业预设的招标规则自动进行评分和预选,无需任何周折新供应商即可快速成为公开招标的准入供应商。


三、供应商在线投标报价


有了平台账号,供应商可随时随地登陆系统进行基本信息维护、产品信息更新、下载标书、在线报价和投标、上传附件,以及确认订单和发货,无须到现场递交投标文件,减少集聚风险。更可通过8MSaaS的问与答板块进行标书答疑,实现双方的在线实时交流和沟通。


8MSaaS供应商在线投标报价


四、企业评标-选标-公告结果


8MSaaS SPM系统会自动采集应标过程中的所有数据并实时统计供应商的参选数量,推行在线评估。针对不同方式的招标,系统提供相应的机制来进行评估,招标负责人可对供应商进行详细地评估。


当最终入选供应商确定后,系统会按照企业预设的公告通知书格式自动发送中标公告给入选及落选的供应商,过程十分灵活高效。8MSaaS SPM提供审计跟踪记录,自动记录整个招标过程中所有的信息查看及修改记录,实现更加严谨的招标过程管控。


8MSaaS电子招投标交易平台


五、采购订单-合同-验收付款一站式管理


完成最终选标后,在8MSaaS直通式采购环境下,企业直接可通过8MSaaS SPM线上开展后续的采购业务,如订单、验收入库、发票与付款、质检追踪、发票及结算等管理,全流程电子化,随时随地线上办公。


同时,供应商可自动接收已审批的电子采购订单,在线审核订单,确认后即可在此订单上创建发货安排,企业可依此进行收货及验收安排,系统会实时自动记录与此采购订单相关的质检问题、验收和退货数量以及仓储信息,自动预警提醒,及时洞察问题的发生。


六、供应商绩效考核


8MSaaS SPM提供基于供应商实时交易数据的绩效考核管理,企业可对供应商进行价格、质量、交付、投标、服务等多维度多指标的考核,并可从在线调查、在线评分的方式对供应商的绩效情况进行收集、打分,形成规范、真实的考评机制。基于考评结果,可进一步对供应商等级、状态进行维护,形成优胜劣汰的良好机制。


七、手机App移动办公


对于企业移动办公的需求,8MSaaS针对内部用户及供应商用户均提供App应用,采购人员和供应商都可通过手机APP直接登录系统,实时接收工作待办提醒,审批,进行询价报价、订单、收发货、库存管理等采购日常业务操作,使双方交互更及时,协同更高效。


8MSaaS移动办公APP


在线电子化招采是大势所趋,是疫情之下抗风险的必要,也是帮助企业降本增效的利器。其实不仅仅是在疫情期间,传统的线下招采的方式存在信息不透明、招标过程不规范,外部协作效率低等问题,正逐步被淘汰,而在线电子化招采能够很好地解决传统招采存在的问题,节省时间和费用成本的同时,大大降低人员接触风险。


企业通过电子招投标平台,实现数字化转型,当危机来临时,也能从容应对。8MSaaS愿将与你携手,共战疫情!

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