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新闻与资讯

远程办公,急需解决这两个问题!

受疫情影响,很多企业暂时如法如期复工。在超长时间的假期里,员工不创造效益,企业租金、人力等成本却不会因此而减少,所以通过软件进行远程在家办公成为各大厂和中小企业兼顾疫情防控和助力经济恢复的首选。

不过,经过一段时间在家办公后,大家开始发现远程办公的弊端:在家工作自制力不足,管理上鞭长莫及等,其中影响较大的两个因素是沟通和协作的效率大幅度下降。

信息表达方式受限,带来沟通成本增加:

大家在一起的时候,遇到问题,一抬头就能跟旁观同事说一嘴,需要协助就喊一声,大家可能还会快速地召集开会等等,这些事情在远程办公里都做不到,会导致沟通效率下降。

一旦对方对你之前讲的一些话产生疑问,很容易就忽略掉当下你正在沟通的内容。很简单的一件事情,需要翻来覆去反复说几遍才能把信息传递到位。

信息分散不易同步,造成“各自为政”:

远程办公,最害怕进度失控。大部分时间里大家相互看不见,造成信息同步成本增加。又因为彼此间互动的减少,人们各自的工作状态和进展都得不到快速同步,就容易造成等待、冗余、误会和差错,并难以快速达成共识,进而消耗个体的工作士气,影响人与人之间的信任,降低协作效率。

针对以上两个方面的弊端,今天8MSaaS与大家分享一下,远程办公怎么高效完成工作任务:

1、高效及时沟通

不同行业对远程办公的适合程度是不同的,但相同的是,对于远程办公的沟通效率问题,提高沟通效率本质就是:“一句话将一件事情说清楚“。注意,高效才是沟通的关键,做不到高效,无论使用哪种沟通工具,结果都是一样的。相反,能帮助员工高效沟通的,才是好的工具。

高效沟通要有针对性,根据以往的工作体验,总结出可执行的建议有两点:
①明确要干什么;
②约定协作方式,如规定时间统一沟通、约定汇报方式等。

如果你是公司的项目经理,想要时时监督项目研发的进度,及时获悉项目成员在研发过程遇到的问题,这个时候,带有沟通功能的业务型管理软件更值得考虑。比如8MSaaS,在项目沟通管理中,最强大之处在于其数据的准确性和实时性,帮助提高团队沟通效率。

团队成员可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天,因在系统内其他成员可查看到项目的情况,项目人员还可以通过问题地图层层了解问题的来龙去脉,这样有针对性的沟通更有效率。

项目资料、成员都在同一平台,不需跨平台操作,也不需左右翻查资料,聊天信息都会被实时记录,解决问题也更方便。

远程办公,急需解决这两个问题!

高效沟通,反馈及时也很重要。

8MSaaS系统有关键消息自动提醒功能,不论是审批、下单还是验收等等请求,你都能实时收到通知,提醒你事项的进度,及时处理好,开展下一步的工作。

8MSaaS允许领导或者工作负责人进行工作任务指派、在个人电子日历上安排工作计划,系统会适时发出提醒和通知,确保工作事项没遗漏。

2、提升透明度

透明度的提升有两个方面,一是目标和任务的透明,即每个人都知道团队要做什么;二是进度和结果的透明,即每个人都知道团队当前做得怎么样了。

目标和任务透明

目标透明帮助团队聚焦,任务透明促进团队分工。当面对面办公被改成远程办公后,因为沟通不便引起的歧义和误解会增多,如果团队任务拆解不够细,容易造成“我不明白你在说什么,也懒得去问”的情况,分歧和误解会进一步加剧。

所以在远程工作中,任务拆解要做得更细,并且公示出来让其他成员都知道。比如在8MSaaS中,你可以根据业务需要,在项目管理或采购管理中明确任务名称、细节、截止日期、指派人等等,这样,每个任务都会非常清晰地显示进度状态,做到心中有数;配合8MSaaS的工时表使用,准确了解每个员工的工作时间,自动生成工时表,自动核算工时费用,对员工来说也是一种鞭策。
8MSaaS远程办公软件界面

进度和结果透明

进度和结果的透明帮助团队协作,同时提升互信度。很多人容易忽略沟通工作进度,直到任务完成时再去通知别人;碰到问题时也习惯长时间埋头干活,不愿寻求帮助。在远程办公中,这些情况更容易发生,要特别注意避免。

因此,建议团队每天都实时查看工作进度和结果,基于结果组织开会讨论。

在8MSaaS中,所有的变化与状态都是实时更新的。利用8MSaaS,上司可实时查看下属的任务安排及任务完成情况。

对项目型企业来说,团队成员可以在一个页面实时地查看最新的工作计划,也可随时随地提交可交付成果。

保证了沟通效率和工作透明度,协作就有了坚实的基础。

8MSaaS远程在家办公软件

如何把远程办公做到有效,疫情当道更加让企业体会到数字化、流程化和管理创新的重要性。而8MSaaS正是协助企业实现高效执行、任务落地的一个有效工具。

8MSaaS FAS一个平台涵盖企业日常管理的项目、销售、采购、财务、人事、协同办公等模块,通过浏览器或移动端即可随时随地使用,协助企业实现管理网络全面云端化。

模块灵活按需扩展

根据企业业务所需,各个模块可独立拆分使用,亦可通过装配的方式集成,帮助企业切换到远程办公后,工作还能稳定有效地展开。

数据打通实时联动

8MSaaS FAS各模块实时互连互通,信息高效传递,共享数据库,打破以往的信息壁垒困局。

8MSaaS支持对接其他外来系统,比如钉钉,企业可在现有软件的基础上,通过8MSaaS对接,来建立信息流通的通路,尽量统一不同系统的步调,实现集中化管理。

更为安全可靠的云端模式

8MSaaS FAS采用云端模式,实现同一企业同一时间的资源共享,解决了传统软件中多数据库共享引发的数据束缚及安全性等问题,为企业提供安全私密的云上管理体验。

结语


远程办公并不是一件新鲜的事情。这种工作模式可以突破地域限制,帮助组织面向全球招揽合适的人才,同时也有助于降低办公成本。

但是目前还有很多企业不仅缺乏数字化协作的习惯,他们的业务也完全没有在线化。记录客户、订单、库存的数据都分散在老化的IT系统,甚至是分散的表格文件中,想要开展远程工作也无从入手。

这一次的疫情,或许是未来大范围推广远程办公的良机,不论是企业还是个人,都应该借此机会好好锻炼远程办公的能力!选择一个好用的云端远程办公软件,让企业提高跨部门、跨公司沟通协作效率,实现疫情防控,正常工作两不误。记住,只有业务在云端,工作才不会停顿!这一战,愿你我都能安稳度过!
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