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8MSaaS:项目管理的12个步骤,让你轻松管理项目

没有任何一个项目能轻而易举成功。当你接到任务要求负责一个项目时,可以根据下列12个步骤开始管理你的项目,为整个项目全程保驾护航。

规划项目的步骤
 
1、确定项目范围
 
在任何项目中,第一个也是最重要的步骤是确定项目的范围。你应该实现什么或创造什么?项目的目标是什么?同样重要的是确定项目范围不包含什么。如果你无法从领导那里获得充分的定义,你就要自己弄清楚项目范围,然后跟领导确认。
 
举个例子,筹备婚宴时,你可以将其视作你的范围:在某个特定日期之前筹备百名宾客参与的婚宴,包括晚餐、开放式酒吧、结婚蛋糕、为了方便跳舞的现场乐队,费用不超过2万美元。
 
2、确定项目所需的和可用的资源
 
你有哪些人员、设备和资金可以帮助实现项目目标?作为项目经理,你一般不会直接控制这些资源,但必须通过矩阵管理来管理资源。
 
矩阵管理是指在公司内部利用已确定的层次结构来完成你需要完成的工作。假设Joe为你的项目工作,也为他的部门工作,他就得听两个领导的。作为项目经理,试着与项目参与人的上司以及你所借设备的所有者保持联系,这样你就可以解决冲突。
 
3、了解项目时间轴
 
项目什么时候必须完成?当你制定项目计划时,在如何利用项目过程的时间方面,你或许会有一些灵活性,但项目最后期限通常是固定的。如果你决定利用加班时间来完成计划,那么你必须将其与预算的限制进行权衡。
 
4、 详细列举工作
 
完成项目必须创建的主要部分或组件是什么?例如,一个婚宴需要高水平的接待厅、食物、饮料、蛋糕,客人和娱乐。当然,每一个较大的项目都能分解成许多附加项目。这是下一步。
 
在上面的婚宴例子中,你可能有一个团队或个人负责不同的部分。与你的团队成员合作,详细说明完成每个主要项目的必要细节。
 
负责食品的人必须了解选项和成本限制,必须做出有利于实现范围的选择。列出每个较大步骤中较小的步骤。详细描述步骤时,你需要深入多少层将取决于项目的大小及复杂性。
 
5、制定初步计划
 
把所有步骤组合成一个计划。完成此步一个比较好的方法是,利用优先表来标识哪些事项必须优先于其他事项。正式的项目管理实践要求开发所谓的网络图并确定关键路径。虽然这可能超出了你的需求或知识水平,但核心内容是按照正确的顺序安排活动,然后为活动分配资源。
 
需要问的问题有:先做什么? 下一步做什么? 哪些使用不同资源的步骤可以同时进行?每一步的执行者是谁? 需要多长时间?有许多极好的软件可以自动为你处理这些细节。问问处于类似职位的人,问问他们都用了什么软件。
 
6、创建基线计划
 
从团队及其他利害关系人那里获得初步计划的反馈。调整时间轴和工作日程,使项目在可用时间内完成。对初步计划进行必要的调整,形成基线计划。


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管理项目的步骤
 
7、组建项目团队
 
让团队成员聚在一起,并开始交谈。他们都是技术专家。这就是他们的部门主管将他们分配到这个项目的原因。你的工作是管理整个团队。
 
8、制定计划
 
制定计划很重要,但计划是可以变更的。你计划每天早上开车上班。如果一个十字路口因为交通事故塞车了,那么你改变计划,换另一种方式上班。对项目计划而言是同样的道理。根据需要改变计划,但始终记住范围和资源。
 
随着计划的开展和工作的完成,你将进入监控阶段。在这个阶段,你要努力控制成本、资源和质量以及:
 
9、申请项目调整
 
项目分配的时间、金钱和人才几乎从来不够。你的工作是设法利用你所拥有的有限资源。不过,项目常常会受到一些不切实际的限制。你需要向你的领导提出你的意见和理由,同时要求改变这些不切实际的限制。在项目初期要求变更。不要等到遇到麻烦时才提你要变更。
 
当你开始获取资源和采购的必要材料时,你就进入了执行阶段。在这个阶段,你需要:
 
10、监控团队进展
 
项目开始时,你不会取得什么进展,但之后你要开始监控每个人的工作。这会使得担忧成为问题之前更容易被人发现。
 
11、记录所有操作
 
保留记录。每次更改基线计划时,你都要记下变动的地方以及必须变动的原因。每次给项目添加新需求时,你都要记下需求来自何处以及时间轴或预算是如何就需求做出调整的。你不可能记住所有事,所以把它们记下下来,这样你就可以在项目审查结束时查看它们并从中学习。
 
12、告知所有干系人
 
始终让项目利害关系人了解项目进展。每完成一个里程碑,就让他们知道你取得的成功。当问题出现时,你也要及时告知他们。
 
同时,让你的团队了解情况。如果正在考虑变更,请尽可能提前告知团队成员。确保团队中每个人都知道其他人正在做什么。


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