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8MSaaS:改善现代招采流程需要优先考虑什么?

招采是每个企业的核心运营职能,如果企业没能力获取必要的材料和外包所需要的服务,它就无法生产产品和(或)提供服务。

招采流程是一个总括性术语,指一个机构为获取其运作所需要的货物和(或)服务而执行的一系列流程、规则和步骤。

传统招采最重要的目标是降低成本。然而,现代企业的步伐已经大大加快,今天的企业在全球范围内采购材料,并在世界各地销售产品。这迫使招采成为可衡量的数字化职能,与企业整体发展的优先顺序保持一致。

由此带来的招采职能战略性提高,大大扩大了企业的优先事项。如今,招采经理必须关注的远不止成本控制。

招采流程的优先步骤因企业机构的不同而有所不同。对于大型制造商来说,管理供应商可能非常重要,但对于小型SaaS产品公司来说则不重要。

招标采购管理软件

以下是改善招采流程,招采经理需要优先考虑的3个方面:

1、供应商关系-真正的合作伙伴关系

按时交付高质量产品的可靠供应商至关重要。否则,项目停滞不前,产品发布延迟,客户失望而归。错过时间线往往会让投资者惩罚上市公司的股价。

因此,许多企业采取了加强供应商关系质量的措施。

根据一项保险研究,大企业有85%的机会在未来12个月内发生至少一次供应中断。即便是技术先进的企业,供应链问题也会阻碍增长。

全球化将供应链扩展到各大洲,供应商关系管理已经成为改善招采流程的首要任务。

2、业务流程自动化-数字数据

自动化流程生成数字数据。

采购申请、采购订单、发票审批都是简单的业务流程,属于招采范畴。通常情况下,这些流程手动完成,并基于电子邮件发送Excel文档。

电子邮件有许多问题,影响你的工作效率。然而,危害更为严重的是,电子邮件会锁住你的专有业务数据。

这些数据位于文档管理系统或文件夹中。你无法分析数据——当然不能实时分析——或者构建可以从中学习并优化操作的模型。

如果没有数字数据,像人工智能和机器学习这样的技术只会是个遥远的梦想。根据美国咨询公司高德纳(Gartner)的研究,数据分析技术未能充分利用和数据未能快速可视化是中等规模机构的招采团队所面临的最大挑战,甚至是大机构的重大挑战。

机构正迅速走向数字化并受到数据驱动,招采也不例外。这些流程的自动化以及数据的数字化已迅速成为改善招采流程最高优先事项之一。

3、风险缓解

为增加利润,每个企业都希望以尽可能低的成本,在尽可能短的时间内,按尽可能优惠的支付条款购买商品和服务。

根据高德纳的研究,供应链中未知/无形的风险(如新冠肺炎疫情)是影响大中型机构招采专业人员的主要挑战。

鉴于这些固有风险,拥有一个全面积极的风险管理方法对招采来说至关重要。有效的风险管理是一个计划性的系统化过程,包括:

- 识别风险
- 评估风险的可能性和影响
- 应对和控制风险
- 持续监控以识别新风险

此外,随着招采流程数字化程度的增加,网络安全的风险也相应增加。这不是招采特有的风险,因为自动化已经渗透到企业的方方面面。

结 论

曾经,招采的目标非常简单——高度重视成本控制。但是,受到全球化、社会责任、数字化和人才短缺的影响,企业复杂性迅速增加,招采的目标也随之发生改变,企业需优化招采流程,以保持市场竞争力。

企业考虑招采优先顺序时,需要考虑损益表底线之外的东西,考虑这些新因素是如何相互作用进而影响优先顺序的。

业务型招采流程是典型企业中最常见的日常活动之一。为了提高效率,为了给依赖数字数据的未来技术打好基础,招采流程自动化必不可少。

招标采购管理软件

8MSaaS SPM招标采购管理软件基于十多年的行业经验,将过往繁琐的人手工序及纸本流程转化为自动化并可审计的招采管理平台,深得一众国内外企业用户的信赖。

8MSaaS SPM招标采购管理软件可一站式管理采购全过程,包括采购申请、审批、订单、合同、验收入库等,通过职责分离及电子留痕,将采购透明化,有效降低采购成本和风险,同时提高采购管理效率。

1、采购需求及申请

8MSaaS SPM通过简化招采流程及电子化,让采购更快更好,不受时间或地域限制。

当在8MSaaS SPM提交采购申请时,即可看到物资的库存情况,这就保证了大部分所采购物资的数量不会与实际需要的采购量发生重大偏离。

8Manage SPM还能从客户需求的源头控制企业的采购需求与计划,每一个采购需求量都有据可依,减少不合规的多采购或少采购的情况。

如果采购产品的标准化程度高,我们可以适当拔高预测量,降低短缺风险,如有过剩,供应商还可以通过别的方式来消化库存。

2、电子招标

从资格预审问卷和招标,到评标、协商和授标,8MSaaS SPM通过流程自动化极大提高了效率。

有了8MSaaS SPM招采管理软件,邀请更多潜在投标人变得更容易,运行诸如方向拍卖之类的协商模型更容易,这样就能在最佳服务报价的背景下实现最佳定价。

每次招标时选择不同的招标类型,8MSaaS SPM会自动带出后台设定好的规则,也会自动预选出此次招标所匹配的供应商,这样可以减少人为的操作,提高人员的效率和准确性。

3、采购合同

当最终选标确定,8MSaaS SPM的电子招标可直接自动生成电子采购合同。

采购合同基本设置完成后,供应商即可开始按照采购合同设定的可交付成果里程碑提交可交付成果,系统接收到可交付成果会自动触发审批及验收流程。

并且,系统会根据预设的条件实时自动地采集和计算电子服务水平协议的结果。所有数据自动获取,实时准确。

4、供应商管理

企业要降低质量、交期、价格、售后服务、财务等方面的采购风险,最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。

8MSaaS SPM能从多维度综合评估供应商的品质。除了产品报价,还对供应商进行细分、资格评审、准入、分级管理,从源头上筛选出优质的供应商。

同时围绕迟交率、拒收率、服务投诉、价格偏离、中标情况等指标,从交付、质量等方面帮助企业统计供应商绩效,多维度地管理和改进供应商交付情况。

系统不仅会准确追踪记录企业与供应商每次交易的客观数据,还会结合接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估,真正挖掘和保留优质的供应商。

想要改善现代招采流程,如果没有技术支持,难以实现。8MSaaS SPM招采管理软件作为新时代的服务手段和工具,在提升企业采购能力、发挥运营效率、节约采购成本、打破信息盲区、开展实时监督、防止采购腐败等方面均能发挥积极作用,满足不同企业对招采优先事项的需求。现在申请8MSaaS SPM免费试用,为你的企业提升招采职能,实现招采自动化!

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