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项目变更太多,如何利用在线项目管理软件去管理?

项目一旦启动,变更就随之而来,软件开发类、生产制造类项目尤其如此。变更管理是项目管理中一个很重要的实践,一般公司也都有项目变更管理流程。但实际项目中,往往会碰到各种问题,导致变更管理形同虚设。面对此种情况,我们该如何利用在线项目管理软件去管理呢?

变更管理环节欠缺的项目,有时候项目成员自发完成了变更调整,最后项目还顺利收尾了,这是个幸运的项目。但绝大部分项目,通常会导致干系人的投诉,项目可能延期、失控,甚至流产。所以在项目管理中,稳稳把控项目中形势变化,适时引导项目的变更节奏,非常考验项目经理的能力。人力总有不能及之处,企业项目管理软件的作用便突显出来了。

项目变更管理

要控制变更对项目的影响,必须有一套标准的项目变更管理流程。在线项目管理软件8MSaaS PM帮助项目负责人明确规定变更控制的责任和权力,并由所有的项目干系人认可,贯穿整个项目过程。

如何利用8MSaaS PM管理项目变更?

一般说来,项目变更管理流程分为以下5个阶段:

(1)变更发起。

变更发起人提交变更申请,这个步骤中关键是要分配好负责人,包括明确请求人。

在8MSaaS PM内,变更申请类别包括新增需求、缺陷(错误)、需求变更、人员变动等。变更申请可以先口头提出,但随后必须在系统内确认,以便留痕。

即使是小的需求变更也要经过正规的需求管理流程,否则会积少成多。

在实践中,人们往往不愿意为小的需求变更去执行正规的需求管理过程,认为降低了开发效率,浪费了时间。但正是由于这种观念才使需求逐渐变为不可控,最终导致项目的失败。

(2)变更评估。

变更评估通常需要参考项目管理计划、项目绩效报告等,主要内容有:1.变更必要性及紧急程度分析。2.变更的影响,包括是否涉及费用和合同的变更。

项目经理应该召集相关人员讨论该需求变更的合理性、可行性,实施的代价以及对项目的影响。

8MSaaS PM中变更事项的紧急程度分为不惜成本、优先处理、依序处理和延后处理4个等级。项目经理可以根据变更带来的影响进行分类管理,严格控制需求变更。

项目变更评估
在优先级别队列可调整变更请求的优先级

(3)变更审批。

变更审批是逐级进行的:1.对于小的变更,项目经理即可决定是否执行。2.对于大的变更,需要升级到变更控制委员会(如有),有时还需要再往上升级到公司副总经理甚至总经理。

你可以在8MSaaS PM设置变更请求审批,这样请求人就必须将变更请求提交给审批人进行审批,审批通过后,负责人才能进行下一步的操作。

8MSaaS PM还提供了多种设置,你可以快速找到和自己相关的变更请求以及这些请求代表的工作任务,随时随地实时掌握相关变更情况。

(4)变更实施。

变更实施的具体内容有:1.批准的变更请求和项目变更清单。2.项目管理计划和项目文件更新,包括各子计划,项目基线(如成本、合同更新)等。

变更实施前,我们最好先确定依赖关系。项目活动由复杂的前后关系交织在一起,要识别出其他依赖于此变更的任务,并确定前后的关系,对必须在此变更前完成的任务进行优先级排序。

同样重要的是,确定资源依赖关系以及如何分配资源进行此次变更。

在8MSaaS PM中,接到变更请求通知后,负责人即可查看其内容并与相关人员进行必要的沟通。变更请求的“负责人”如不合适,可以随时修改,并重新委派给合适的负责人。

在整个项目实施过程中,拥有良好沟通渠道很重要,项目变化的信息能及时传递给项目经理。8MSaaS PM的变更管理等于让你的团队拥有了一个透明的沟通平台,用来沟通各类任务、跟踪它们从提出到完成的所有状态。

项目变更实施


项目的沟通和项目状态的传递,变得清晰透明,责任明确,更有利于推进项目成功,也为后续的项目汇报积累了丰富的素材。

对于变更,应该时刻和需求方沟通项目方案和进度,最好能让需求方完全参与到项目中,以便及时发现问题、解决问题。

(5)变更确认。

变更的结果,需要反馈在项目成果之中,并及时反馈给变更的利益相关方。变更请求的“请求人”需检查并确认变更请求中的任务已完成。

如果负责人认为已实现的任务不能满足要求或质量标准,请求人可选择“拒绝”此“变更请求”,并且重复以上步骤直到任务获得圆满解决。

8MSaaS PM项目变更管理界面
8MSaaS PM可用项目阶段可交付成果来跟踪需求

在此特别强调,所有的项目变更都需要持续跟踪,直到变更完成为止。正确的变更控制流程是一个闭环过程,这个闭环过程确保整个变更过程的可控和可追溯。

8MSaaS PM与业务互连互通,实时动态跟踪项目状况,帮助项目经理做好变更控制,减轻项目变更或新需求对项目进度的影响。为变更做好准备并有效地管理变更是项目成败的关键。

对于想花更少时间做好变更管理的项目经理来说,采用8MSaaS PM项目管理软件,可以兼顾项目实施的效率和变更的紧急性,项目过程风险越小。在项目中应对变化多端的环境,项目经理要做的,就是不管这个项目落地有多难,都能够通过适当的项目变更管理来引导项目朝既定的目标前进,最终推动项目成功。
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