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新闻与资讯

如何在8MSaaS采购云平台进行采购订单跟踪管理?

随着企业的发展,业务不断扩大,需要采购的材料也越来越多,但公司的订单交易数据经常出现混乱错误等问题,这对公司的收益产生非常大的消极影响。

比如,某家公司的跟单员,不但要做进度跟踪,还要做对账单,而且还要核对单价,熟悉此种情况的人都明白,做着重复的工作,容易造成订单错乱、交货不及时或者已交货并没有结算货款等情况。而这些情况,单靠纯手工管理或者普通的进销存系统去记录信息,是远远不够的。

为了能够更有效地管理采购订单并能及时跟进,越来越多的中小企业使用专业的云端采购管理系统来处理。下面以8MSaaS SPM采购管理软件为例,看看一款便捷好用的管理软件怎么帮助企业解决订单跟踪管理问题。

8MSaaS SPM采用云端部署方式,支持从采购申请到付款整个采购过程的管理,所有信息都是共享和及时响应,一切在你的采购过程中完全控制和可见。

1、采购申请

采购请求,是采购业务的起点,企业内部提出采购申请,生成采购订单。

8MSaaS SPM采购订单可以由采购人员手动添加,也可以从采购计划直接生成。从采购计划生成采购订单时,系统会将数据自动带过来,无需进行二次录入,节省人工成本。


8MSaaS SPM采购订单基本信息页面

8MSaaS SPM采购订单基本信息页面


2、采购审核

采购订单是整个采购业务的核心,通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。

为了避免采购订单出错,采购订单生成后需要有上级人员去审核,审核完毕后才能真正发起采购。8MSaaS SPM可以根据预设的审批流,对采购订单进行分阶段提交审批。

当采购订单通过审批后,8MSaaS SPM会以PDF形式打印出来寄给供应商。若此供应商还有其他采购订单,采购员可以合并同一供应商的其他订单,一并寄出。

3、采购到货

采购到货,是采购订单和采购入库的中间环节,确认供应商所送货物的数量、价格和金额等信息,确认后传递到仓库。

在8MSaaS SPM直通式采购环境下,供应商可在线审核采购订单并确认,在此订单上创建发货安排。

收到供应商发来的货品后,相关人员查看采购订单信息,了解收货数量与采购数量是否存在偏差,记录在系统内,做到有依可循。相关人员登记收货清单,包括收到的货品数量、需退货的数量及采购维保期,提交上级进行收货确认。

收货确认后,8MSaaS SPM将实时更新库存信息,采购人员、库房人员可实时查看到具体仓库该产品的库存情况。系统还提供库存报表,以便查看整个集团企业的库存管理情况。
采购流程管理

4、采购质检

不少企业对货品的质量检测主要依赖有经验的员工的主观判断,8MSaaS SPM提供质量检测模版,方便人员从不同维度对货品质量进行检测,从而确保货品的及格率。

质检报告可以打印出来,方便仓管人员查看。整个收货入库及质检确认过程,相关人员在同一平台协同操作,所有信息公开共享,从而大幅度提高收货入库的效率及保障采购材料的质量。

5、采购退货

若质检不通过,需退货,仓管人员可直接在系统内生成退货单,填写退货数量及相关信息。同时,退货数量将直接影响供应商的绩效考核,这也在一定程度上督促供应商提供优质的货品。

6、采购开票

当电子采购订单确认后,供应商根据此采购订单的付款条件自动生成电子发票,系统会把此电子发票自动发给企业的采购负责人。

同时,此电子发票的审批流程马上触发,审批通过后,系统会自动把已审批的付款申请发送给供应商。

收到供应商发票后,采购方就可按付款安排分期对供应商付款。

7、采购结算

不同类型的材料有不同的付款周期。有些材料采购,需要100%预付款;而对长期合作的赊销,款期则相对较长,收到供应商发票,确认后方进行付款。同时,付款请求需经各级领导审批。

采购结算
采购人员根据预设在8MSaaS SPM进行付款申请,也可根据收货单进行付款。因供应商特殊要求或因产品而需特殊处理的某种或多种付款方法可以进行客制化或集成来实现。

在系统同一页面,采购人员能够实时追踪到应付金额、已付金额,资金去向清清楚楚。另外,系统提供报表方便领导层了解所有付款请求情况。

采购订单、销售单与付款既可以由每个分子公司分别管理,也可以由整个集团统一管理。

没有信息化采购管理软件,每天成百成千的订单,可以想象需要多少人力资源、需要花费多少运营成本。采购作为企业重要的环节之一,对于采购订单的实时追踪和管理能够提升企业的精细化管理水平,提升效率。选择8MSaaS SPM管理跟踪采购订单,减少工作量和成本,同时提高交付可靠性,快来申请免费试用吧!
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