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供应商发票处理自动化如何实现？
企业需要自动化和简化发票处理的原因有很多。它节省了时间，降低了发票处理成本，并允许应付账款部门的员工处理其他更高级别的任务。它还将欺诈风险降至最低，尤其是在大型组织中。那么，发票处理的完全自动化要如何实现？现代采购管理软件，比如8Manage SRM，可以在这方面发挥作用。
你的企业如何处理发票收到了？谁接收它们？它们是如何验证的？它们是什么形式的（电子发票或纸质发票）？需要多少时间来提供它们？
通过这些，你将清楚地了解当前的发票处理流程。你可能会意识到在某些情况下存在许多不一致、障碍和明显缺乏责任感。这通常会导致不合标准的流程、付款延迟以及欺诈和错误的机会。在非自动化系统中，发票处理的成本也可能很高。第一次分析将使你有机会在自动化之前解决一些瓶颈。
集中发票管理
在发票完全自动化之前，指导你的所有供应商将发票发送到一个中央位置或电子地址。通过收到发票数据后立即捕获发票数据来跟进。这可以通过扫描物理文档来完成。他们也应该在收到后立即编入索引。
一旦强制执行，你的公司将需要制定明确的发票处理政策。 例如，在处理采购订单发票时，需要进行哪些验证。如果是费用发票，支票是什么？ 谁可以在公司内部签署发票？ 当发票数字和采购订单文件之间存在差异时会发生什么？
明确建立的原则将制定一个出色的工作流程，然后8Manage SRM等采购管理软件将帮助实现自动化。无论软件多么出色，都必须有一个底层清晰的工作流程来增强。
选择正确的自动化解决方案
当政策和控制措施到位，就可以选择最适合你的审批工作流程的自动化解决方案。这应该是自动化发票验证、与源文档匹配、解决差异、授权付款，甚至收集数据以进行报告和分析的软件。
借助8Manage SRM等自动化解决方案，你可以简化核心业务流程、减少错误并专注于业务增长，而不是花费数小时处理繁琐的手动发票处理。使用8Manage SRM，你不仅可以获得发票历史记录的完整可见性和可追溯性，还可以获得详细信息，例如收到发票的日期、处理发票的时间以及发票是否因任何原因被拒绝原因。
无论发票的来源如何，验证和付款流程都是一致的。发票可以通过电子方式发送，可以扫描，或任何其他将信息输入软件的方法。
让供应商参与自助服务
必须让供应商参与进来，向他们解释新软件带来的好处，包括能够跟踪处理发票的进度。通过能够以电子方式发送发票，他们将节省邮资服务的时间和金钱。像8Manage SRM这类优秀的软件会在前端有一个供应商门户，供应商可以检查当前和过去的交易，以避免随时致电应付账款部门他们需要跟进发票。
从分析中获取洞察
当系统运行了几个月，你将有机会从收集的数据中优化你的采购处理。8Manage SRM采购管理软件允许出于分析目的收集数据。你可以跟踪改进，例如平均发票处理时间；还可以检查与你合作最多的供应商，并找到为你的关系增加价值的方法。
通过巩固你的供应商基础并将业务提供给最可靠的供应商，你的企业可以从优越的价格和灵活的付款计划中获益。 最终，良好的采购管理系统将为你建立及时处理和遵守与供应商商定的所有条款的声誉。
另一个分析领域是找出通过自动发票处理降低了多少发票处理成本。定性地，你可以查看你的应付账款员工的职位描述发生了怎样的变化。
能够生成报告和搜索可以帮助跟踪每月发票金额的异常峰值或下降。如果特定发票与前几个月有异常差异，则应进行调查。在8Manage系统中设置查询，可以有助发现此类异常。
更好的发票捕获
你的企业应该寻求实施更有效的方法来获取发票。事实上，可以将发票管理与采购订单相结合，这样每次进行采购时，都会为供应商生成一张发票。 随着时间的推移，你可能需要实施新的发票捕获方式，但这不太可能影响你的整体工作流程。
你的企业还可以集成发票的电子支付。尽管电子支付有明显的好处，但大多数供应商仍然只接受纸质支票。企业应该联系供应商，让他们相信他们提供的支付信息的安全性，然后慢慢开始以电子方式向他们付款。同时需要建立牢固的供应商关系，以确保他们提供的所有信息都是准确和最新的。
结论
实施8Manage SRM等采购管理软件来自动化发票处理首先必须分析当前的系统并确定采购到付款流程中的瓶颈。
在引入任何软件之前，你的流程必须有明确的检查和控制。选择的自动化解决方案必须补充工作流程并支持所有流程，直到付款批准。随着时间的推移，你的企业应该受益于更快的处理、最小的错误和更好的供应商关系管理。
8Manage采购管理软件使你能够自动化、加快和管理发票流程，以便按时获得报酬，加强供应商关系。联系我们，即可申请产品免费试用。
