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如何在项目中管理“感知即现实”?
理解和定义项目成功这对于项目经理来说可能有点难以理解。你可以清楚地看到你是否达到了你的目标。不幸的是,感知很重要。你可以按时、按预算实现每个目标,但仍有项目发起人对结果不满意。
如果你的项目目标是通过创建跟踪客户问题的新系统来改善客户服务,对于不同的项目参与人来说,意义可能非常不同。项目经理的工作是清楚地定义和精确地表达要完成“什么”。
我们知道,一个项目由三个指导要素组成:范围、进度表和预算。在项目规划阶段的早期,你和项目团队会多次会面,讨论这三个要素。
你们会进行很多次的讨论、辩论和闭门会议。最后,你有希望清楚地了解你将要完成的事(范围),需要多长时间(进度表),完成它需要什么(预算)——你的项目计划。
你可能会有机会与项目团队和项目发起人一起审查这些内容。你将在项目计划中记录这一点,并且每个人都同意。你满意地向前进,认为自己有一个很好的计划。
在项目期间会发生什么?项目本身会发展,进度表会改变,范围可能扩大(很有可能),预算也会有所调整。在启动会议上达成的协议与现在不同了。
如果你作为项目经理很好地完成了工作,那么你就会遇到合适的各方并重新设定期望。这些是你可以控制的领域。这是项目管理的核心。但仅仅因为你告诉他们一两次目标已经改变,并不意味着他们会记住,甚至明白。
对于如何定义项目的成功,项目团队和项目发起人很可能有自己的想法。他们可能希望你正在使用的新系统能够减少工作量,使客户更容易使用。
他们在头脑中创造了一个愿景——也许基于你所描述的——但很可能他们的愿景是基于他们“想要”的——而不是你提供的。
那么,你如何进入他们的脑海并重置这些不切实际的期望?
运用策略处理项目感知
确定你需要明确的关键点。考虑范围。想想你从你的发起人那里听到的话。
你正在做什么,没有做什么。你正在寻找短的“标签句”类型的句子,你可以重复一遍又一遍。
“在项目的这个阶段,内部流程的变更没有得到处理。”
“请记住,这只是我们系统更新的第一阶段;这个项目只针对在线客户界面,所以我们的客户体验将会在9月份得到改善。减少内部工作量的改进在这个阶段还没有得到解决。”
“从9月1日开始,用户将会看到焕然一新的界面,获得新的视觉体验。”
现在,只要有机会,就重复这些。 大声说出来,将它们添加到电子邮件中,制作海报,将它们写在办公室的墙上。 将这些想法放在每个人的脑海中。
研究表明,重复的陈述被认为更真实。 简单来说:频繁滋生熟悉,熟悉滋生信任。你的项目团队和发起人不仅会记住你重复的陈述,而且他们更有可能相信这些陈述。
你可能有几个项目口号。 一遍又一遍地重复它们。 继续陈述显而易见的事情。随着时间的推移,你的项目团队和项目发起人会和你一起说出来。
感知管理是项目长期成功的关键因素,可以通过管理以下能力来管理他人对我们或项目的看法:
○ 有一个计划
○ 该计划符合组织的战略
○ 以平和客观的态度处理误解和冲突
○ 与他人建立融洽、信任和尊重的关系
○ 项目组正在与领导团队合作执行计划
○ 以令人信服的方式谈论我们/项目的成就
现代项目管理8Manage PM项目管理软件结合实际项目场景,提供了基于目标的项目管理解决方案,帮你克服阻力并实现你所寻求的结果。
(1)为项目范围、预算和时间轴建立基线,让团队每个人都清楚每项任务的目标;
(2)确定项目利害关系者及权限,自动跟踪团队成员的每个项目计划与实际工作量;
(3)对资源进行预分配,设置项目里程碑,创建责任明确的工作分解结构;
(4)项目信息与业务实时联动,追溯各种变更,让项目干系人始终了解项目进展;
(5)控制可交付成果的质量,数据可视化并对项目成果汇报,为项目创建文档库。
作为项目管理者,言行要清晰、简洁、透明,营造一个没有误解的项目环境。这样做了,特别在团队层面上,那么当你创建一个新项目,当你有一个好故事要讲时,你就能以积极的方式超越期望。


