新闻与资讯
有效的项目监控和控制如何实现？
作为项目经理，你承担的主要职责有时似乎比满足还令人难以承受。但是，当有效的项目监视和控制是你职位描述中的关键要素时，就必须制定和完善项目监视和控制的最佳实践。在本文中，我们将分解有效的项目监视和控制的6个最佳实践，并说明如何通过遵循这些实践将项目管理分解为可管理的任务。
1、制定正式角色
仅仅为项目选择支持人员是不够的。在项目管理团队中，每个人都需要被分配一个明确定义的角色。你有责任确保每个团队成员都知道并理解其职位的确切范围，他们的期望值以及时间表。
不要让你的支持人员去猜测到底什么是他们的责任，什么时候应该完成他们的任务。通过遵循项目监视和控制的最佳实践，并通过明确开发和定义分配的角色，你已经摆脱了项目的猜测，并解释了期望的内容和期望的时间。
从创建并向供应商分配采购订单的团队成员，到项目建设主管的联络团队成员，每个角色都应明确定义并记录在案。 角色的文档需要与其他项目文档一起归档，并发送给所有项目团队和股东。
2、建立风险应对小组
任何在项目团队中任职的人都知道，在项目中，一个问题可以迅速升级为关键状态。不要等到重大事件发生后才能制定行动计划。在可能威胁到项目完成或预算条款的情况下，确定你要通知的组织内联络点，并明确定义要通知的联络点。
当你的项目因为供应商没有付款或者承包商离开了工地而完全停工的时候，你就不需要再去猜测要去联系谁。确定谁将解决关键问题，以及将这些关键问题报告给哪些工作人员或股东。当遵循项目监视和控制最佳实践时，将记录并制定行动计划，以免在项目发生重大故障时避免不必要的麻烦和压力。
3、确定关键绩效指标
将KPI汇总在一起并报告其趋势是在项目过程中交流进度的有效方法。根据项目监视和控制的最佳实践，项目经理应对目标、成本跟踪、人工跟踪和变更订单进行密切的跟踪，并在项目开始时就商定的频率向团队和管理人员报告。
例如，如果在项目编号下发出的采购订单是用于跟踪项目支出的方法，那么简单地查询包含任何反映项目编号的采购订单的报告，便会为你提供需要跟踪和报告的KPI金额。当然，相同的想法适用于跟踪项目的人工成本。通过查询报告中团队成员的时间安排并将信息绘制成图表，可以获取、报告相关信息，并将其用于预测项目进度其余部分在该领域的未来表现。
4、创建和监视预测
这是报告KPI之后的下一个自然步骤。 一旦跟踪并报告了所取得的进展，它将使你能够准确地预测项目下一阶段的绩效，从而可以将其传达给员工和团队成员。 这使每个人都可以全面了解项目到目前为止的情况，并且可以帮助测量项目的实际完成率。
在项目预测期间，应注明项目中出现的任何问题或机会，并给出简短的解释以及你分配给该项目的时间表和费用预测。这是为了确保直到当前为止的所有问题都得到完全解决，并将解决方案传达给项目团队。这也可以防止类似情况的发生和使项目脱轨。
5、确定方差阈值
在什么时候项目变更需要变更订单和批准？ 值得变更项目范围的门槛是什么？ 通过定义需要变更单和批准的阈值，并确定在必须获得另一个项目批准之前可以允许范围变更的百分比，你可以定义项目参数中允许的范围遍历量。
如果变更单超过差异阈值，则在项目的当前范围内是不允许的。任何总体上超过预算，时间线或范围参数的50％的变更都不是变更单，而是由于项目范围的变更而重新定义的项目。
相反，如果变更少于预算的5％，则不需要变更单，而需要由管理层发布和批准的采购订单。应该有足够的流动资金来支付5％的预算增长。
6、知道项目状态
作为项目经理，你是任何必要的项目信息的联系人。因此，你需要随时了解与项目有关的所有事项。所有项目团队成员、管理层、承包商和供应商都必须有直接的信息和沟通渠道，这些信息和沟通随时都直接反馈给你。
作为项目经理，最终要对项目参数内部的成功和失败负责。你应该始终能够向需要更新的任何一方提供最新新闻、数据、预测以及预计的完成日期。
最后的话
理想情况下，所有项目都将按计划进行。但在现实中并非总是这样——员工可能会因其他紧急情况而错过最后期限、外部利益相关者可能会在没有解释的情况下退出，等等。
使用8Manage PM这类现代项目管理工具可以监视项目，并获得有关一切情况的高级视图。通过8Manage 项目监视和控制，你能够识别和缓解可能影响项目范围、质量、时间表或预算的问题。然后，你可以获取这些见解，并使用它们来优化未来项目的流程。
在系统中，你可以与利益相关者在同一页面共享项目视图，以快速对照该项目的目标、重要的里程碑、关键的可交付成果、依赖关系以及可能的风险。
8Manage PM最具优势的特点是实时监视绩效，使你能够跟踪每个团队成员的进度并相应地分配资源。另外，你还可以轻松自定义模板并创建适合你的工作流程的计划，以使你的项目按目标进行，并在整个组织中提供更大的业务价值。点击申请演示即可体验8Manage丰富的项目管理功能。
