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大型项目如何做好项目控制？
尽管做出了最好的努力和意图，但许多组织发现，大型项目没有达到目标的原因有很多：乐观主义偏见、手工估计错误、历史数据不足、范围蠕变和许多其他因素。在大型基建项目中，98%的项目出现成本超支或延误。平均而言，成本增加估计为原值的80%，工时表往往推迟20个月或更长时间。
那么，一个成本高昂、姗姗来迟的项目和一个按时、在预算内交付的项目有什么区别呢？在大多数情况下，答案是良好的项目控制。
什么是项目控制？
项目控制是收集和分析项目数据以保持成本和进度上的过程。项目控制的功能包括启动、计划、监测和控制、沟通和结束项目成本和进度。最终，项目控制是度量项目状态的迭代过程，基于这些度量预测可能的结果，如果这些预测的结果是不可接受的，那么就改进项目绩效。
项目控制范围内的活动可包括：
▪ 使项目与项目组合/组织的目标和目标保持一致
▪ 开发工作分解结构（WBS）
▪ 合作制定初始项目时间表
▪ 开发风险管理计划
▪ 项目预算和预测
▪ 项目成本监控
▪ 反馈和报告
▪ 优化项目策略，以实现更好的未来结果
当一个项目可能要处理很多参数时，比如质量、范围等，项目控制的原则集中在成本和进度因素上，持续监控它们的任何风险。
在层次结构上，项目控制嵌套在项目管理下。项目控制人可以向项目经理报告一个特定项目或整个项目组合。项目控制对于成功的项目管理来说是不可或缺的，因为它可以提醒项目干系人潜在的问题区域，并允许他们在需要时正确地进行。
为了使项目控制取得成功，它们不能一下子或在真空中应用。相反，项目控制活动必须贯穿整个项目生命周期——从开始阶段到结束——以监视和控制影响成本和进度的各种因素。
将项目控制与项目管理的其余部分交织在一起，提供了及时的洞察力，使项目干系人能够在正确的时间做出正确的决策。
定义项目控制的过程
项目控制的优势在于以数据为中心的方法和对细节的关注。项目经理不只是想知道超支的成本，而是想知道根本原因、精确的数字，以及如何解决这个问题。在这里，一个完全集成的项目控制解决方案可以帮助高效地快速获得答案，并对性能的可见性进行分析，从而降低项目成本。
让我们深入了解定义项目控制的过程：
项目计划
计划是控制人员和项目经理一起工作的重要步骤之一。无论是创建项目计划、时间表、工作分解结构还是成本估算，计划都为每个人在整个项目中提供了一个基线。
预算
将预算过程整合到项目活动中对于准确计算成本以及理解何时以及为什么会出现差异是非常重要的。通过分阶段预算和细化数字，高级经理和团队成员可以使用一个透明的模型，作为整个项目的基准，并了解至关重要的现金流。
风险管理
项目控制为管理风险提供了一种细致的方法。通过先发制人地识别风险，持续监控风险，并制定应急计划来解决和缓解问题，就有可能减少对预算和进度的影响。这也有助于防止将来发生一些风险。
变更管理
当项目偏离最初的估计时，往往不是由于单一的因素，而是由于几个往往被忽视的因素的累积效应。这就是为什么变更管理是至关重要的。通过跟踪变化并理解它们的影响，同时遵循一个明确的评估、批准和问责的过程，项目可以保持在它们绘制的轨迹上。
预测
通过提高完工评估的准确性，项目控制人员和经理可以更深入地了解当前成本和进度超支的驱动因素。良好的进度度量是预测过程的关键输入。它与实际成本和已承诺成本进行比较，使项目控制人员能够结合使用标准预测方法和公式推断出预测结果。当项目开始偏离轨道时，定期、及时的更新有助于项目控制人员更快地响应和纠正行动。
绩效管理
定义和使用关键绩效指标（KPI）来监控项目健康状况并预测趋势，对于采取纠正措施至关重要。使用绩效信息来管理项目的组织，如在挣值管理中使用的计算，成功率为68%，相比之下，没有利用这些数据的项目的成功率为7%。
项目管理
这个过程包括建立能够帮助团队成员相互沟通和协作的过程和系统。其目标是跟踪状态更新，获取会议记录和经验教训，并无缝地管理工作流，以便团队可以专注于实际执行，而不是日常任务。
项目控制的好处
在大型项目中，各种活动部件可能会使其难以与最初的计划保持一致。然而，密切的监测、分析和监管可以控制这种情况。当适当地执行控制时，所有规模的项目，不仅仅是大型项目，都会体验到显著的好处。
以下是项目控制的一些主要好处：
▪ 通过使用kpi做出及时决策的能力降低了项目成本
▪ 增加了项目成本和完成日期的可预测性
▪ 增加了在所有阶段对项目财务状况的可见性
▪ 缓解项目范围蔓延的能力
▪ 通过结构良好的项目为未来的项目提供有意义的基准数据
▪ 增加了在固定价格环境下工作的利润率
▪ 提高了正确管理和控制项目的声誉
▪ 相对于项目管理能力不成熟的组织的竞争优势
▪ 增加了项目团队成员的工作满意度
▪ 报告每个项目控制团队应该拥有的
用于项目控制的强大功能
正确实施项目控制将极大增强你管理项目的方式。
为了有效地进行项目控制，必须依靠高质可靠的数据、固定的进度审查以及切合实际和务实的基准。基于此，8Manage PM项目管理软件具有以下功能：
-项目计划与执行结果自动连接
-准确、实时更新所有项目信息
-项目与销售，合同，采购连通
-计划并追踪资源技能与使用情况
-随时随地查看项目与业务进展
-问题与风险自动跟踪与上报
-动态WBS，一页看全局
-自动核算的成本管理
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