有任何问题,欢迎联系我们

020-38731114

sales@wisagetech.com

8Manage SaaS 免费试用申请
请填写真实有效的联系方式,方便我们为您提供服务。
获取验证码

我愿意接收来自8Manage 的更多产品信息与优惠信息。

8MSaaS云端企业管理系统logo 免费试用>
新闻与资讯

早知道项目文档管理能这样做,做项目就不用那么累了!

项目文件是项目过程中必不可少的重要元素,而许多企业却被文档管理困扰着。作为项目管理者了解项目进度、存在问题及预期目标的管理依据,若不做好项目文档管理工作,势必造成整个项目管理混乱。如何做好项目文档管理,是企业需要去思考解决的关键性问题。

项目文档管理的常见问题:

1、文件资料存储繁杂,分散难管理

大量的项目文档,要么存储在不同人员的不同电脑里,要么存储在服务器中各个人员“任性”创建的文件夹里,缺乏统一存储和分类,存在丢失、损坏的隐患。

2、信息传达不对称、协同办公不畅通

项目人员众多,办公地点分散,文件存储方式繁多,涉及各个办公人员之间的协作,信息获取较为不便,无法实现协同高效办公,导致项目推进遇阻,影响项目进度。

3、流程审批过程繁琐

使用传统的纸质流程,或者PC端线上审批流程,审批节点冗长而繁复,完成一个流程的审批需花费大量时间,未能及时获得审批信息,导致延误工期,造成损失。

4、文件修改多次,无法辨别正确版本

文件进行校阅、修改后,文件版本混乱,无法区分最新版本,一旦看错文件,可能会给项目带来不可挽回的损失。

5、重要文件被修改,责任追不到人

为什么文件会被不知名的人员修改?为什么被改之后却找不到责任人?缺乏文档权限管理,让文档失去安全保护;而没有文档操作记录,又无法追究到责任人。

作为一个项目的管理者,当遇到上述经历时,有效地项目文档管理就是解决上述问题的最佳方案。项目文档管理在一个项目中具备非常多的价值,包括有:
 
1、知识沉淀

避免员工离职,项目进度受影响;信息的传递,可为后期的项目决策提供借鉴。
 
2、成果验收

项目文档作为项目交付物,是项目验收的依据,形成闭环。特别是研发类项目,最后的交付物一般为设计图纸等文档。
 
3、质量控制

特别是在高端制造行业,对项目质量的要求比较严格,需要通过项目文档控制任务完成。
 
4、知识安全

保护文档隐私,避免信息泄露。比如,在军工行业,对重要的项目文档需要进行加密设置,对权限的设置更加严格。

在项目中由于文档管理的疏忽所带来的问题是极其普遍的。那么,如何做好项目文档管理工作,使其给项目带来价值?

8MSaaS PM线上项目管理软件内置有电子文档管理系统,支持浏览各种不同类型的文档如 CAD、CAM 等。此电子文档管理系统支持文档的检入与检出管理、版本控制、全文检索与知识管理,再也不用担心项目文档管理混乱。帮助项目管理者有效管理项目文档,轻松解决项目文档管理难的问题。

如何做好项目文档管理

8MSaaS PM线上项目管理软件项目文档管理模块价值:

1、统一云端存储文件,保证数据安全

8MSaaS PM可统一集中存储项目中的CAD图纸、合同、资质等重要文件,同时支持数据的还原与备份,永不丢失数据,充分保证文件的存储安全。

2、通过文档权限来掌控文件安全

权限管理可以让文档安全多一层保护。

8MSaaS PM的文档库功能提供十分细致、灵活的权限控制。项目文档库的负责人能全面掌握谁能访问文档库、授予哪一类访问权限、每个子目录/文档可以对谁开放。

3、超强审批流,实时消息提醒项目信息

通过在8MSaaS PM项目管理软件内预设和创建流程规则,能够实现快速审批流程。

系统内设电子签章,相关工作人员发起审批需求,下一流程相关人员,实时获取消息提醒,及时作出审批动作,使审批流程更加通畅。

公告发布、项目变动、文件更新时,都可设置消息提醒,让项目成员了解文件最新动态,及时获取相关信息,重要工作不再耽误。

4、高效协作编辑,文件版本管理清晰

8MSaaS PM文档库自动保存一个提到到文档库中的文件的所有历史版本。

文件版本管理清晰,永远显示最新版本文件,且显示版本之间的差异化对比结果,全方位展示文件变化过程,规避文件使用中可能出现的版本错误等风险,让项目质量有据可依。

文档库同时也支持协作编辑,能让多个有编辑权限的用户协同编辑同一组文档。

编制项目计划时,定义各个阶段项目交付物的内容和标准,项目文档直接关联项目任务,提交项目文档时,直接复制项目文档标准,省时省力。

5、在线预览各种格式文件,提升工作效率

8MSaaS PM的文档管理支持图片(包括JPG、PNG、BMP、GIF等)、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在线阅读,无需下载,提升工作效率。

有了在线阅读功能,你可以让某些用户只能在线阅读文档库中的文档,而不能下载文档,从而保护文档不会被泄露。

6、移动办公,实时同享文件

除了PC端,8MSaaS PM还支持iOS、Android移动平台。跨地域跨部门的员工,可随时随地查看系统内所有文件,犹如携带小型文件库在身边,高效协同办公。

项目文档管理工作是一项非常繁琐、复杂的工作,如果缺乏必要的工具和手段必然会给项目管理带来不少麻烦。因此,想要做好项目文档管理工作,一款优秀的内置文档管理的项目管理软件是一个非常不错的选择。

8MSaaS PM线上项目管理软件支持时间、资源、采购、人力资源、质量、风险、成本管理等领域,使项目过程中的文件高效流转,大幅度降低文档管理成本,有效提高团队效率,是许多世界五百强企业合作的项目管理软件。现在就申请8MSaaS PM免费试用吧!

8MSaaS微信公众号