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8MCloud:巧用云端采购系统,实现中小企成本控制

中小企业由于缺乏资金,且在生存发展中面临更多的风险,所以管理者往往比大型企业更严格控制采购成本,注重短期投资回报,对采购材料的价格非常敏感。特别是在这次疫情危机中,广大中小企业经营者更加重视成本控制,恨不得每分钱都花出十倍价值。而云端采购系统因其成本优势、定制灵活、维护及管理便捷,且能帮助中小企业更好地管控采购成本,逐渐受到管理者的关注。

采购价格是直接影响采购成本的因素之一,而采购成本的控制与采购的定价密切相关。中小企业一般采购规模不大,采购方式比较零散,无法像大集团企业那样获得规模采购带来的效益。有时遇到一些实力雄厚的强势供应商,对小采购爱理不理,谈判空间几乎为零,交货时间遥遥无期,但又不得不“忍气吞声”,继续合作。这便是中小企业在采购时常遇到的问题。

面对以上种种辛酸,中小企业采购怎么做才能实现成本控制?云端采购系统又能在其中发挥什么作用?且听8MCloud细细讲解。

1、知己知彼,及时掌握供应商动态

当企业要采购的物品紧俏时,供应商会趁机提价;当企业所采购的物品供过于求时,采购企业处于主动地位,能够获得最优价格。

所以,中小企业采购应该在平时工作中大量搜集信息,及时掌握市场及供应商的动态,包括了解产品原材料价格、市场供需情况、供应商经营情况、供应商所能接受的价格底线等。

最好建立一个供应商资料库,随时更新市场及供应商动态。这里功能强大的云端采购管理系统8MCloud SPM就派上用场了,它能够通过信息化系统使采购过程适度透明化。

采购员可以在8MCloud SPM系统内记录供应商的相关信息,也可以直接将供应商信息导入系统内。

有些产品价格波动性很大,而每个供应商平均每天或每周都有数十或上百个产品价格与折扣要更新,采购与供应商将会消耗大量的沟通时间。而8MCloud SPM云端采购管理系统更为方便的是,供应商同样可以用系统自行更新产品资料,这样就减少了采购与供应商的协调时间,大大增强产品资料的准确性与及时性。

8MCloud云端采购系统

2、预先制定采购计划,选择合适的采购时机

当企业处于生产旺季时,对原材料需求紧急,因此不得不承受供应商更高的价格。避免这种情况的最好方法是提前根据生产计划制订出相应的采购计划,为之后的生产旺季采购做好准备。

制定采购计划需要了解企业生产进度安排、资金情况和库存变化。8MCloud SPM有方便易用的电子采购计划功能,电子采购计划单可以实时查看采购申请的基本信息。当你在填写电子采购计划时,输入产品,可同时查看该产品的库存情况,避免不必要的采购支出。如果发现库存不足,应尽快提前采购。

3、不同的采购,采用不同的采购定价方式

因采购物品类型、性质、要求等等各不相同,企业采购的定价方式不能一概而论。对于不同的采购,应该用不同的定价方式:

(1)快速询比价:适用于采购金额较少的产品或标准化产品,以及采购时效较短的情况
(2)多轮竞价:通过货比N家以获得合适的采购价
(3)持续要约询价:适用于大规模的采购或周期性的长期采购
(4)电子招标竞价:适用于较大金额或较复杂的采购项目,以及非标准化产品与服务的采购

8MCloud SPM云端采购系统支持上述多种定价方式,帮助企业以最高效的方式获取最优的采购价格。企业可设置物料的基准价,当供应商报价时,采购能看到基准价与供应商出价的偏差,帮助企业准确快速地了解物料价格的波动。

中小企业线上采购平台

4、与供应商约定交付方式

交货条件也是影响采购价格重要的因素。交货条件主要包括运输方式、交期的缓差等。

比如,一般厂方的价格是含税含运费的,采购如果不需要开票,要明确提出这个条件,不然供应商是不会告知你的。另外,采购需要告知供应商最佳物流方式,选择便宜的运输方式或货物由采购方来承运,这样也能使价格下降。物流费用少了,采购商也能从中得到优惠价格。

为刺激采购方提前用现金付款,一般供应商都规定有现金折扣、期限折扣。

8MCloud SPM支持多种付款方式,可分期付款,可一次性支付多张电子发票。你可以在系统内按需要灵活安排付款日期:
 (1)根据合约项目的里程碑来安排付款 
 (2)按照指定日期安排付款 
 (3)根据工程进度自动生成付款单并依此进行付款

系统还植入付款审批流程,以便监督,并且会多维度跟踪付款进度和状态。

8MCloud云端采购管理软件

结语:

上述哪种方法应该优先采用,哪种方法更好,需要采购员运用自己的专业技能和工作经验加以综合判断和灵活运用。但务必注意的是,在采购定价上,最优价≠最低价。中小企业采购不应过分追求价格越低越好,而完全忽略了采购的质量、交付等其他因素。

作为一站式云端采购系统8MCloud SPM,不仅能管理价格,还能帮你跟踪把关采购所有环节,与供应商高效协同,是中小企业实现节省成本的好帮手,现可申请8MCloud免费试用
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